Um dos tipos de ações mais comuns ajuizadas pelos consumidores é a ação para desconstituir uma inclusão indevida em cadastros de inadimplentes, como SPC ou SERASA.
E por que esse tipo de ação é tão comum? Porque muitas empresas acabam cometendo alguns erros na hora promover a inscrição dos devedores.
Esses erros podem gerar resultados desastrosos para sua empresa. Entre os exemplos, podemos citar multas e indenizações em valores altos.
Por isso, confira alguns cuidados que sua empresa deve tomar no momento de inscrever o nome de algum cliente no cadastro de inadimplentes.
O que é o cadastro de inadimplentes?
Quando eu posso incluir o devedor no cadastro de inadimplentes?
1° Dica – Confira se a dívida já foi paga, e se ela realmente está vencida.
2° Dica – Informe os dados do devedor corretamente
3° Dica – Notifique o devedor antes da inscrição no cadastro de inadimplentes
4° Dica – Separe os documentos que comprovam a dívida.
5° Dica – Respeite os prazos para retirada do nome do devedor do cadastro de inadimplentes
Conclusão
O que é o cadastro de inadimplentes?
Se a sua empresa sofre com a inadimplência de alguns clientes, saiba que infelizmente ela não está sozinha.
Segundo dados da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo o percentual de famílias inadimplentes chegou a 72,9% no mês de agosto de 2021.
Dessa forma, as empresas precisam encontrar formas de combater esse problema. Uma dessas formas consiste no uso do cadastro de inadimplentes, ou seja, “negativando” o nome do devedor.
Um termo mais técnico para esse cadastro é “cadastro de proteção ao crédito”.
Esse procedimento é feito junto as empresas chamadas de “Birôs de Crédito”, com as principais sendo o SPC Brasil, Serasa e Boa Vista.
Existe também uma quarta empresa, a Quod, criada através de uma parceria entre os 5 maiores bancos brasileiros. Porém, o foco da Quod é no cadastro positivo dos clientes bancarizados.
Ao contrário do cadastro de inadimplentes, esse sistema mostra quais clientes cumprem com suas obrigações em dia, valorizando os bons pagadores. Porém, por ser mais direcionado ao mercado bancário, pode não ser uma opção tão útil para as empresas comuns.
A opção mais comum para os lojistas é o SPC Brasil, que é integrado à CNDL (Confederação Nacional dos Dirigentes Lojistas). A principal vantagem do SPC é a qualidade da sua base de dados.
Como lojistas de todo o Brasil utilizam o SPC, a base de dados é muito grande. Isso aumenta as chances de a informação ser mais precisa.
Há uma série de consequências para o devedor que tem o nome inscrito no cadastro dos órgãos de proteção ao crédito.
Utilizando um jargão popular, ele ficará com o “nome sujo na praça”. Ou seja, ele não poderá contrair empréstimos, realizar compras a prazo ou firmar contratos, a exemplo da locação de imóveis.
Quando eu posso incluir o devedor no cadastro de inadimplentes?
Essa é uma dúvida muito comum entre os empresários. Pela lei, não existe um prazo mínimo para que você possa negativar o devedor.
A partir do momento que o consumidor deixa de pagar a sua dívida, a sua empresa poderá incluí-lo no cadastro de inadimplentes. Basta que o consumidor seja notificado de que haverá essa inclusão.
Contudo, será que o melhor caminho é negativar o devedor de forma tão rápida? Claro que não.
É sempre interessante tentar negociar com o devedor, para avaliar se é possível encontrar uma forma de ele pagar a dívida.
Essa pode ser a melhor solução para a sua empresa, que irá receber os valores rapidamente, e há grandes chances de que o devedor continue sendo cliente da sua empresa.
Porém, sabemos que há casos em que a negociação não tem resultados. Nesses casos, a solução realmente pode ser incluir o nome do devedor no cadastro de inadimplentes.
É nesse momento que a sua empresa precisa ser muito cuidadosa. As consequências da negativação do nome do devedor são graves, como vimos acima.
Por essa razão, negativar indevidamente o nome dos consumidores pode levar a processos judiciais contra a sua empresa. Em razão desses processos, sua empresa pode acabar tendo que pagar altos valores em indenizações.
Portanto, siga nossas dicas, e evite problemas na hora de negativar o nome de algum devedor.
Vamos passar para os cuidados que sua empresa deve tomar
1° Dica – Confira se a dívida já foi paga, e se ela realmente está vencida.
Essa dica pode parecer óbvia, mas é bastante comum que empresas negativem o nome de um cliente por conta de uma dívida que já foi quitada.
Isso pode acontecer, por exemplo, em empresas com muitos funcionários. É possível que um dos funcionários receba o pagamento do cliente, mas acabe não informando ao restante da empresa, ou deixa de anotar o pagamento nos registros e livros da empresa.
Assim, os funcionários responsáveis pela cobrança acabam por não saber que a dívida já foi paga, e acabam realizando uma cobrança ou inscrição indevida.
Por isso, é importante treinar bem a sua equipe, e criar rotinas internas que possam reduzir o risco de erros como o do exemplo.
Também é essencial que você se certifique de que realmente a dívida está atrasada. Em uma empresa com muitos clientes e pagamentos para administrar, pode ocorrer alguma confusão acerca do vencimento de algumas dívidas.
Novamente, é importante que você e sua equipe estejam muito atentos, para evitar que um consumidor tenha o nome negativado por conta de uma dívida que ainda está no prazo de pagamento.
Por fim, é sempre importante se certificar de que a dívida realmente existe. Isso mesmo!
Vamos pensar em um exemplo.
Um cliente vai até a sua empresa, pede o orçamento de um produto ou serviço e faz quase todas as etapas até a contratação.
Porém, logo antes de fechar o contrato, o cliente acaba desistindo, e não assina o contrato. Pode acontecer de alguém da empresa já ter registrado aquela contratação, bem como a data dos pagamentos que o consumidor iria fazer.
Assim, ao chegar na data estipulada, naturalmente o consumidor não irá realizar o pagamento, pois desistiu do contrato.
Todavia, como a suposta dívida do cliente já estava registrada, é possível que sua empresa acabe cobrando o cliente indevidamente.
Se essa cobrança evoluir para uma negativação do devedor, sua empresa pode ter sérios problemas com a justiça.
2° Dica – Informe os dados do devedor corretamente
Para incluir o devedor no cadastro de inadimplentes, é necessário informar os dados pessoais desse devedor. As principais informações são o nome completo, número do RG e do CPF, endereço de e-mail, número do telefone, o endereço e a data de nascimento do devedor.
É essencial que quando o cliente efetue uma compra, seja feito o seu cadastro com essas informações, sempre pedindo o documento original para conferir se os dados estão corretos.
Esse cuidado é importante por duas razões. Em primeiro lugar, porque sem essas informações, não será possível incluir o devedor no cadastro de inadimplentes.
Além disso, essas informações ajudam a evitar que sua empresa negative o nome de alguém que não tenha qualquer relação com a dívida cobrada.
É comum que existam pessoas como o mesmo nome, os chamados homônimos. Por isso, é importante ter essas outras informações, para garantir que você está incluindo a pessoa correta no cadastro de inadimplentes.
Além disso, as informações como telefone, endereço e e-mail são essenciais para a notificação do devedor. Vamos explicar esse ponto a seguir.
3° Dica – Notifique o devedor antes da inscrição no cadastro de inadimplentes
É sempre importante notificar o devedor de que o seu nome pode ser incluído no cadastro de inadimplentes. Esse cuidado é importante por três razões principais.
Primeiro, ao informar o devedor que o nome dele será negativado se ele não pagar a dívida, você dá a ele a chance de quitar o débito. Como explicamos no início, é a solução mais vantajosa para a sua empresa.
Em segundo lugar, o Código de Defesa do Consumidor exige que o consumidor seja notificado antes de ter seu nome inscrito no cadastro de inadimplentes. Ou seja, negativar o nome de um devedor sem a devida notificação com certeza vai gerar problemas para a sua empresa.
Uma dúvida bastante comum é qual o meio de comunicação sua empresa deve usar para notificar os devedores.
O ideal é que seja usado algum método que permita que sua empresa comprove o envio.
Com certeza, o ideal é notificar o devedor através de uma Carta com Aviso de Recebimento, o popular AR. Assim, quando a correspondência chegar ao endereço do devedor, você receberá de volta o AR. Dessa forma, você poderá comprovar, para todos os fins, que realizou o envio da notificação.
Porém, há outros meios que podem ser usados junto com a carta. Podemos citar o e-mail, mensagens por aplicativos de conversas (whatsapp, telegram), SMS. Ainda assim, é importante que também seja tentada a comunicação via carta, visto que é o meio mais formal de comunicação.
Por fim, outra vantagem de comunicar a possibilidade da negativação é permitir que o devedor aponte eventuais falhas na cobrança. Por exemplo, o devedor pode identificar que há um erro no valor da dívida, ou que a dívida já está quitada.
Assim, sua empresa diminui bastante o risco de promover uma negativação indevida.
4° Dica – Separe os documentos que comprovam a dívida.
É bastante possível que aconteça de um devedor tentar questionar a dívida na justiça. Ele pode tentar alegar que ela não existe, que o débito já foi pago, entre outros argumentos.
Nesse caso, é importante que sua empresa tenha separado todos os documentos que comprovam a existência da dívida e o seu valor.
Assim, é importante guardar o contrato assinado pelo devedor, cheques, notas promissórias, entre outros documentos.
Por isso, evite realizar vendas apenas de forma oral, sem que haja uma comprovação por escrito. Mesmo que se trate de um cliente antigo, “de confiança”, é importante que haja essa comprovação.
Além disso, sempre peça um documento para confirmar que a assinatura é legítima! Isso é especialmente importante quando se trata de clientes novos, para garantir que o consumidor não está utilizando um nome falso.
Portanto, a dica é: sempre tenha documentos que comprovem a existência da dívida e a identidade do devedor. Se você não tiver uma comprovação da dívida, é possível que ela seja questionada na justiça.
Ou seja, sua empresa pode ser condenada por inclusão indevida no cadastro de inadimplentes, mesmo estando correta.
Assim, você e sua equipe devem sempre separar, com cuidado, os documentos relativos à dívida.
5° Dica – Respeite os prazos para retirada do nome do devedor do cadastro de inadimplentes
Outra situação que merece a atenção da sua empresa é no momento de retirar o nome do devedor do cadastro dos órgãos de proteção ao crédito
A sua empresa tem a obrigação de baixar a negativação do nome do devedor em três casos:
- Quando a dívida for quitada.
- Se houver uma negociação da dívida junto ao devedor.
- Caso passe 5 anos da negativação do nome do devedor.
Nos três casos, o prazo para a retirada do nome do devedor é de 5 dias úteis. Muito cuidado com esse prazo.
Se sua empresa não retirar o nome do devedor do cadastro, dentro do prazo correto, ela pode ter sérios problemas.
Falando em prazos, também fique atento ao prazo para a cobrança judicial da dívida. Isso mesmo, é possível que sua empresa ingresse na justiça para cobrar a dívida de um devedor inadimplente,
Essa ação deve ser ajuizada dentro de cinco anos, a partir do vencimento da dívida. Ou seja, caso seja necessário ingressar na justiça, é necessário que seja respeitado esse prazo, sob o risco de ocorrer a prescrição.
Quer saber mais sobre a cobrança judicial de dívidas dos consumidores? Leia o texto que preparamos sobre o tema:
https://moraisborges.adv.br/conheca-as-formas-de-cobranca-judicial-das-dividas-de-seus-clientes/
Conclusão
Agora você já sabe quais cuidados você e sua empresa devem tomar ao incluir um devedor no cadastro dos órgãos de proteção de crédito.
Uma inclusão indevida pode gerar um processo judicial contra sua empresa, que pode vir a ser condenada ao pagamento de altas indenizações.
Assim, é necessário que você e sua equipe estejam cientes de como agir nessas situações.
Para isso, é essencial contar com a assessoria de um escritório de advocacia especializado, que poderá capacitar você e sua equipe e lhe auxiliar na tomada de decisões que possam impactar sua empresa!
Por fim, separei alguns textos que acho que irão lhe interessar:
- Defeito no produto ou no serviço? Cliente arrependido da compra? Saiba o que fazer em cada uma dessas situações!
- Recebeu a Citação em uma Execução Fiscal? Saiba Como Agir!
Até o próximo texto!
Autor: Dr. João Alberto Morais Borges Filho. OAB/CE n° 24.881 – Advogado com MBA em Direito Tributário pela FGV e quase 10 anos de atuação em direito Tributário.