O termo compliance está aliado à chamada governança corporativa, a qual tem por objetivo instituir um modelo de gestão por meio do qual as empresas procurem, voluntariamente, cumprir as regras e tomar decisões no interesse comum de longo prazo da organização.
Para atingir o integral cumprimento dessas regras, as empresas adotam medidas de transparência e sustentabilidade financeira, adotando o que pode ser chamado de modelo de autorregulação.
Os principais pilares dessa ideia de governança são prestação de contas responsável e a maior transparência.
Com eles, é possível construir um ambiente de credibilidade, transparência e responsabilidade necessárias para fomentar o investimento a longo prazo, a estabilidade financeira e a integridade dos negócios, apoiando um crescimento mais sólido e inclusivo.
O compliance, por sua vez, pode ser entendido como uma das facetas da governança corporativa e, se aplicado corretamente, tem o poder de alavancar os negócios por se tratar de ferramenta que visa manter todos os setores em conformidade e evitar que a empresa tenha prejuízos pela não observância de regras e legislações.
O principal papel do compliance é a prevenção de litígios e a criação de oportunidades para a expansão do negócio.
No texto a seguir vamos abordar o tema mais voltado à questão trabalhista, demonstrando a importância da aplicação do compliance na prática e suas vantagens para qualquer negócio.
1.O que é o Compliance Trabalhista?
2.Pequenas empresas podem implantar um programa de Compliance?
3.De que tipo de profissional a empresa precisa para gerir um programa de Compliance?
4.Quais as principais vantagens do compliance trabalhista e como ele pode alavancar um negócio?
5.Conclusão
1.O que é o Compliance Trabalhista?
O compliance, como um todo, pode ser definido como o princípio de governança corporativa que tem por objetivo promover a cultura organizacional de ética, transparência e eficiência de gestão.
Com isso, todas as ações dos integrantes da empresa estarão em conformidade com a legislação, com os controles internos e externos, com os valores e princípios, além das demais regulamentações previstas para o segmento.
Em outras palavras, podemos dizer que o compliance se trata do conjunto de procedimentos e boas práticas para identificar e classificar os riscos operacionais e legais, estabelecendo mecanismos internos de prevenção, gestão, controle e reação frente a cada um deles.
Essa primeira abordagem sobre o que é o compliance como um todo, pode parecer inaplicável, no primeiro momento.
Até porque se trata de um trabalho minucioso, técnico e de grande importância para a empresa.
De toda forma, o ideal é enxergar o compliance como uma prática organizada capaz de blindar a empresa de problemas que geram tanto prejuízo financeiro quanto à sua imagem e reputação.
No mundo atual, sabemos que há situações em que o prejuízo financeiro (mesmo sendo grande) pode não chegar aos pés do prejuízo que alguma conduta mal colocada gera à reputação da empresa.
O compliance visa também evitar que determinadas condutas gerem esse tipo de dissabor para a empresa e, consequentemente, para toda a sua estrutura organizacional.
Quando falamos de compliance trabalhista, nada mais é do que toda essa estrutura de busca pela conformidade focando no âmbito trabalhista. Essa área é uma das mais importantes para qualquer empresa, pois dela depende a manutenção da prestação de serviços, bem como é a partir dela que a empresa pode ter prejuízos principalmente de ordem financeira.
Podemos então resumir o compliance trabalhista como sendo a prática preventiva que evita o passivo trabalhista (dívidas trabalhistas) também colabora para o clima organizacional, auxiliando na produtividade, incentivando boas relações interpessoais e gerando a construção de uma boa reputação da empresa.
2.Pequenas empresas podem implantar um programa de Compliance?
O trabalho preventivo ainda é visto com muito preconceito por grande parte dos empresários, por considerarem um trabalho que não traz vantagens imediatas. Além disso, muitos acreditam que investir no compliance pode sair mais caro do que simplesmente buscar assessoria apenas após o problema já ter ocorrido.
No entanto, a realidade é totalmente inversa. Uma vez que o grande, médio ou o pequeno empresário entendem a importância do trabalho preventivo proporcionado pelo compliance, fica cada vez mais raro que ele necessite correr contra o tempo para “apagar incêndios”.
Com isso, podemos afirmar que é totalmente aconselhável que as empresas, tanto pequenas quanto grandes, adotem o programa de compliance pensado para suas realidades e adaptado para suas necessidades, visando o maior grau possível de conformidade em todos os aspectos trabalhistas.
O compliance não tem uma fórmula padrão que precisa ser aplicada por toda e qualquer empresa.
É possível definir etapas, adequar de acordo com a realidade da empresa, e focar nas áreas que apresentam maior risco naquele determinado momento.
Assim, pode-se dizer que o compliance é totalmente adaptável e que mesmo se tratando de uma pequena empresa, vale a pena o investimento para garantir a conformidade em maior grau possível.
Justamente por ser totalmente adaptável, ele atua de forma pontual principal e primeiramente nos pontos que precisam de maior atenção e que costumam gerar os maiores problemas financeiros e organizacionais.
Para que um programa de compliance seja elaborado, é preciso primeiro entender a realidade atual de cada empresa, entender qual o objetivo de cada uma, saber o quão conforme ou inconforme elas se encontram em se tratando de normas legais e padrões de comportamento, e assim desenvolver um programa de compliance personalizado.
Uma das maiores vantagens é que a partir do momento em que a empresa passa a estar regular e conforme, as chances de surgirem “incêndios a serem apagados” fica cada vez menor.
Toda empresa que visa crescimento no mercado e expansão de suas atividades, precisa compreender a importância do compliance e a relevância de sua implementação. A partir desse entendimento, a empresa deve buscar assessoria jurídica, apresentar o quadro atual de seus procedimentos para que os profissionais da área possam desenvolver o melhor programa de compliance compatível com os interesses e anseios da empresa.
3.De que tipo de profissional a empresa precisa para gerir um programa de Compliance?
O compliance trabalhista precisa ser pensado como um corpo, no qual é necessário que seus diversos membros cumpram cada qual a sua função para garantir o funcionamento do todo em um alto nível. Assim deve ser o compliance.
A assessoria jurídica será capaz de entender e interpretar a legislação pertinente a cada segmento e, com isso, desenvolver o programa de forma a alcançar a conformidade no sentido legal e proporcionar o desenvolvimento dos demais passos.
A partir dela, é possível também desenvolver questões relacionadas ao dia a dia da empresa, adotando boas práticas para com os funcionários e gestores e proporcionando um ambiente adequado ao trabalho.
Embora ele seja pensado e estruturado por uma assessoria jurídica, ele depende da colaboração de outros setores da empresa para que seja implementado e funcione.
No aspecto trabalhista, ao ser adotado o programa de compliance, um dos setores que mais é atingido é o de gestão de pessoas, pois é normalmente quem mais tem o contato diário com o funcionário, que exerce o controle e que recebe as principais demandas.
Assim, podemos dizer que o programa de compliance depende de diversas pessoas para realmente acontecer. Ele não ocorre em um único dia e precisa ser seguido constantemente, tornando-se hábito.
Todos os integrantes da empresa precisam estar engajados na causa de alguma forma, seja aplicando diretamente, seja auxiliando no desenvolvimento, seja seguindo as regras estabelecidas. O sucesso do compliance depende de todos.
4.Quais as principais vantagens do compliance trabalhista e como ele pode alavancar um negócio?
O compliance trabalhista traz inúmeras vantagens para a empresa. Como estamos tratando do tema, é importante pontuar em quais momentos ele é importante no trato com os funcionários.
Os limites do poder do empregador e os direitos conferidos ao empregado devem ser observados com cautela e em todas as fases que formam a relação entre ambos.
Na fase pré-contratual:
O compliance é importante nessa fase, pois consegue-se definir, de acordo com os parâmetros legais, quais serão os requisitos para a contratação de novos talentos e garantir que a vaga seja exposta de modo a não ferir os direitos trabalhistas nem gerar qualquer tipo de indenização.
É nessa fase também que ocorrem muitas questões relacionadas a discriminação na contratação, situações com relação à idade dos candidatos, restrição de contratação a partir de questões ligadas a gênero, raça, posição política, investigações indevidas sobre a vida do funcionário etc.
O compliance, quando bem aplicado, evita que situações assim ocorram, pois a empresa e suas práticas estarão em conformidade com as normas legais e os parâmetros de tratamento.
Na fase de contratação:
Existem muitas informações que geram dúvidas se podem ser exigidas ou não, além de questões ligadas à confidencialidade e intimidade da pessoa. O compliance também prepara a empresa para lidar com situações assim, entendendo sobre as regras para armazenamento dos dados pessoais à luz da Lei Geral de Proteção de Dados, obtenção de informações à situação familiar do funcionário contratado, informações no exame médico admissional, dentre outras situações.
Nessa fase também precisam ser observadas as regras para assinatura da CTPS do empregado, atentando-se à retenção indevida de documentos, aos prazos para assinatura da CTPS, cláusulas especiais e sua validade no contrato de trabalho e quaisquer outras que tenham ligação com o tema.
Outras questões quanto à contratação:
O compliance, quando bem definido, também ajuda a responder questões no tocante à contratação de trabalho intermitente e suas regras, relações com cooperativas de trabalho, as formas de remuneração do representante comercial, dentre outras.
Quanto ao salário e remuneração:
Nesse aspecto, pode-se entender quais parcelar são de natureza salarial, como funciona o pagamento das gorjetas, dentre outras.
Quanto à jornada:
Entender como e se a empresa deve fazer o controle de jornada, banco de horas e horas extras, atividades insalubres e seus devidos adicionais, trabalhos aos finais de semana e feriados, situações em que as faltas devem ou não ser abonadas, dentre outras.
Acrescentamos, ainda, questões relacionadas às férias e rescisão do contrato de trabalho, que costumam ser os maiores problemas enfrentados pelas empresas.
Como exemplificamos anteriormente, o compliance trabalhista acompanha a jornada da empresa em todos os aspectos ligados ao empregado, sempre prezando pelas melhores práticas e buscando a conformidade em todos os sentidos.
A adoção do compliance para as empresas é de suma importância independentemente de seu porte.
Isto porque uma vez que a empresa adota práticas que a mantêm sempre em conformidade, as chances que ela tenha prejuízos financeiros por eventuais condenações trabalhistas passa a ser muito próxima a zero com o tempo e a partir das melhorias que vão sempre frequentemente implementadas.
Sabe-se que muitas vezes o passivo trabalhista tira do empresário a chance de investir em novos equipamentos ou em estoque para a sua empresa, já que tem que fazer frente ao valor de eventual condenação.
Assim, podemos afirmar que o compliance trabalhista busca, principalmente, que as empresas não tenham que lidar com surpresas desagradáveis nesse ponto, e deixem de “apagar incêndios” passando a ter controle de seus processos e ter ciência dos riscos e como agir com cada um deles.
5.Conclusão
Com a explanação contida no presente texto, buscamos esclarecer ao empresário, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, que o compliance é medida importante e muito necessária na administração dos setores da empresa.
Além de se tratar da busca pela conformidade em todos os aspectos, ainda auxiliar na organização dos procedimentos e no clima organizacional proporcionado a todos os que formam a empresa.
Mencionamos as fases nas quais o compliance pode estar presente quando falamos de questões trabalhistas. Importante mencionar que trouxemos apenas exemplos, mas é possível incluir as boas práticas pregadas pelo compliance em todos os momentos.
Encorajamos você, pequeno, médio ou grande empresário, a buscar uma assessoria jurídica e adotar um programa de compliance feito especialmente para a necessidade da sua empresa.
A partir dele, será possível ter controle de suas operações, não ter mais sustos com ações judiciais inesperadas e poder direcionar uma maior parte de seu financeiro para projetos que até então não puderam sair do papel.
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Até o próximo texto!
Autora: Dra. Pryscila S. S. Regazzini, advogada, inscrita na OAB/CE sob o n° 42.428, com ampla experiência na área do direito do trabalho para empresas