No texto anterior (Empresário, você sabe quais são os documentos necessários na relação de trabalho?), abordamos alguns dos documentos essenciais à relação de trabalho.
Esses documentos visam, principalmente, a segurança e controle por parte da empresa acerca de seus funcionários, evitando que a falta da informação completa e correta acarrete qualquer prejuízo financeiro perante a Justiça ou órgãos fiscalizadores.
É sempre muito importante que a empresa mantenha devidamente documentado tudo o que é feito. Esse controle, embora possa parecer extremamente trabalhoso, pode ser muito prático quando a empresa passa a tornar isso um procedimento interno.
Em situações em que a empresa não está adequada e habituada a proceder assim, pode-se ter um pouco mais de trabalho, no entanto é muito importante regularizar-se o quanto antes.
Para que esses procedimentos sejam devidamente desenhados, sugerimos a assessoria jurídica também do RH e contabilidade, de modo que a empresa fique totalmente resguardada em todos os sentidos.
No presente texto, traremos mais alguns documentos que são muito importantes na relação de trabalho acreditando que o pequeno empresário em Juazeiro do Norte fará bom uso dessas informações.
- Cartões de ponto (controle de ponto)
- Acordos de compensação
- Banco de horas
- Comprovantes de pagamento
- TRCT e demais documentos rescisórios
- Conclusão
1.Cartões de ponto (controle de ponto)
O controle de ponto é um meio muito prático e importante para que empresas extraiam as informações sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
Esses dados, além de tudo, interferem diretamente na folha de pagamento, como faltas, horas extras, atrasos. Ou seja, o controle de ponto garante também o pagamento correto de todos os direitos devidos aos funcionários.
Pelo controle de ponto é feito o registro da jornada de trabalho dos trabalhadores por meio da anotação de todos os horários que compõem um dia de trabalho, geralmente a entrada, pausa, volta da pausa e saída.
Possuir um controle de ponto garante o bom funcionamento da empresa, é uma excelente forma de organização e ajuda a evitar que os funcionários descumpram a jornada combinada.
A legislação trabalhista (CLT) determina que um estabelecimento comercial com mais de 20 funcionários deve anotar os horários de entrada e saída dos colaboradores por meio de um registro manual, mecânico ou eletrônico.
A CLT também estabelece que alguns cargos são liberados das obrigações de registrar o ponto, como os cargos de confiança, gerência e os que realizam suas atividades na modalidade home-office.
As ferramentas de controle de ponto passaram a ser usadas no Brasil após a criação da CLT, que além de determinar o uso ainda regulamentou a jornada de trabalho diária dos funcionários.
Logo que surgiu a necessidade de controlar a jornada dos funcionários, os equipamentos utilizados pelas empresas eram mais simples, mas com o avanço da tecnologia o controle de ponto passou por várias fases e hoje é possível encontrar controles de ponto até mesmo móveis.
O controle de ponto pode ser tanto manual quanto eletrônico.
Ponto manual
O controle manual é um caderno ou catálogo em que os funcionários anotam seus horários de entrada, almoço e saída.
Segue as determinações da lei, mas é um dos meios menos seguros que existem para controle de jornada, pois é muito fácil fraudar uma folha de ponto, além de estar sujeito a erros operacionais na conferência das informações. Além de não ser muito funcional.
Ponto mecânico ou cartográfico
O ponto mecânico ou cartográfico foi a primeira invenção do relógio de ponto. Ele funciona através de um cartão, que o funcionário insere na máquina e carimba os horários.
Ele possui os mesmos contras do ponto manual, não é prática a conferência, além de ser preciso transferir todas essas informações para outro lugar no final do mês, o que pode ocasionar erros operacionais.
Relógio de ponto eletrônico
O relógio de ponto eletrônico tem a proposta de ser diferente das duas formas de controle de ponto anteriores. O registrador eletrônico de ponto, conhecido também como REP, é aquele aparelho que fica na parede das empresas, para os funcionários registrarem o ponto.
É um dos tipos mais seguros atualmente, pois evita que terceiros possam inserir informações e evita erros operacionais na transferência dos dados.
Controle de ponto alternativo
Não se pode dizer que se trata de um relógio de ponto físico, mas sim de um software que funciona de forma online, sem precisar de um aparelho específico.
É uma revolução pois possui a maior variedade de formas de registro que pode ser utilizado: computador, tablet, e até mesmo um celular.
Todos os dados já são colhidos diretamente no sistema e o tratamento também é feito por ele, sem precisar de extensões ou sistemas complementares.
Vantagens:
Evitar processos trabalhistas: ter um bom controle das horas extras que os funcionários realizam, poupa a empresa de receber processos trabalhistas, e além de tudo, faz com que ela esteja cumprindo a lei.
Gestão de Ponto: a empresa pode identificar todos os seus déficits, os atrasos, as faltas e até mesmo as horas extras. Com essas informações, as empresas podem tomar uma decisão e promover ações mais eficientes que vão melhorar o seu desempenho.
Redução de custos e erros operacionais: O controle de ponto reduz bastante os erros na folha de pagamento, os registros impedem pagamentos indevidos. A empresa também fica respaldada juridicamente com os registros da frequência do trabalhador tendo os meios devidos de prova, caso venha a sofrer alguma ação trabalhista no futuro.
2.Acordos de compensação
O acordo de compensação se trata da possibilidade de acumulação da jornada de trabalho de um dia para compensar essa redução ou ausência em outro dia. Em outras palavras, como o nome sugere, ele compensa as horas.
Essa compensação tem sido amplamente adotada por várias empresas, por exemplo, durante os feriados. Nessas circunstâncias, em algumas organizações é comum que os funcionários trabalhem mais horas em um determinado dia, e então, essas horas são reduzidas no dia seguinte ao feriado.
Com isso, vemos que o acordo de compensação de horas se aplica a datas esporádicas, ao invés de todos os dias da jornada de trabalho do funcionário, dessa forma, o período em que o funcionário passará a maior parte do tempo no trabalho não será considerado horas extras.
Importante ressaltar que para isso, o acordo deve ser realizado em prazo determinado, seja em acordo coletivo ou individual.
3.Banco de horas
Trata-se de uma ferramenta de gestão do RH que permite um controle diferenciado da jornada dos colaboradores. Ainda, um registro dos tempos faltantes e excedentes de cada profissional, que podem ser compensados com o aumento ou redução da carga horária, conforme acordado entre empresa e funcionário.
Portanto, a principal diferença entre ele e o acordo de compensação é que o acordo assume a forma de um contrato, que pode ser individual ou coletivo por categoria, representado por um sindicato.
Ou seja, o banco de horas é utilizado em situações atípicas, quando um funcionário passa horas extras no trabalho ou precisa sair mais cedo por algum motivo, se o saldo do funcionário ficar negativo, ele pode compensar essas horas em no máximo 6 meses.
4.Comprovantes de pagamento
É importante que a empresa mantenha em seus arquivos todos os documentos que comprovam os pagamentos feitos em favor de seus funcionários, a qualquer título.
Seja um adiantamento, seja a remuneração ou uma gratificação, é de extrema importância que todos esses valores sejam bem discriminados e constem nos arquivos da empresa.
Por vezes, infelizmente, muitas empresas acabam tendo sérios problemas e enfrentando muitos prejuízos financeiros perante a Justiça do Trabalho porque não conseguem comprovar os pagamentos realizados.
Por isso, para evitar que a sua pequena empresa em Juazeiro do Norte sofra qualquer punição pela simples falta do comprovante, evite isso mantendo tudo devidamente organizado em seus arquivos.
O comprovante, ainda que não seja feito por software específico ou em qualquer outro aplicativo destinado a isso, pode ser feito até mesmo a caneta, desde que contenha todas as informações relevantes, como data, detalhes do valor e a que período se refere, e a assinatura do empregado.
5.TRCT e demais documento rescisórios
O TRCT (Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho) é o documento crucial para encerrar o vínculo entre as partes e demonstrar que todos os pagamentos devidos foram devidamente realizados, formalizando todo o procedimento.
Nesse documento deve constar dados de identificação do trabalhador e empregador, informações do contrato e a descrição das verbas rescisórias e descontos aplicados.
É através do termo de rescisão que ambas as partes asseguram que estão cumprindo a legislação vigente. Assim, é um documento importante para evitar processos trabalhistas e demais confusões, bem como pode ser utilizado como prova nesses casos.
Além disso, o TRCT é importante para que o trabalhador possa dar entrada em seu FGTS (nos casos em que a modalidade de demissão permita que ele venha a receber esse benefício).
O termo de rescisão também vale como recibo de pagamento das verbas rescisórias. Por isso, o trabalhador só deve assinar o termo após o devido recebimento das verbas descritas.
Dessa forma, não se pode negligenciar o corret preenchimento do TRCT. Afinal, além de proteger a empresa de futuras reclamações, é um documento importante para que o trabalhador possa ter seus direitos.
Sempre que houver dúvidas quanto ao seu correto preenchimento, busque assessoria jurídica e contábil.
Principais informações no termo de rescisão de contrato
O termo de rescisão do contrato de trabalho chega a ter mais de 100 campos para ser preenchido. Assim, é bastante comum ter dúvidas sobre o que deve ser preenchido ou não.
Por isso, é importante saber qual o tipo de demissão, para saber quais verbas rescisórias o trabalhador tem direito. Ademais, é importante pedir ajuda de seu contador para o correto preenchimento.
Em resumo, os principais campos e informações necessárias são:
- Identificação do empregador: razão social, CNPJ e endereço;
- Identificação do trabalhador: número do PIS/PASEP, nome, endereço, nome da mãe, CPF, CTPS e data de nascimento;
- Dados do contrato: tipo, data de admissão, aviso prévio, remuneração do último mês, código de afastamento, etc;
- Descriminação das verbas rescisórias: como o saldo de salário, adicional de periculosidade, adicional noturno, férias vencidas, aviso prévio indenizado, etc;
- Deduções: descontos aplicáveis, como adiantamentos, pensão alimentícia, IRRF, previdência, etc.
Além disso, para que o documento tenha a devida validade, o trabalhador deve assiná-lo após receber seu pagamento.
6.Conclusão
Pelo controle de ponto é feito o registro da jornada de trabalho dos trabalhadores por meio da anotação de todos os horários que compõem um dia de trabalho, geralmente a entrada, pausa, volta da pausa e saída.
Possuir um controle de ponto garante o bom funcionamento da empresa, é uma excelente forma de organização e ajuda a evitar que os funcionários descumpram a jornada combinada.
Nesse sentido, é importante lembrar que o controle de ponto pode ser tanto manual quanto eletrônico.
O controle manual é um caderno ou catálogo em que os funcionários anotam seus horários de entrada, almoço e saída.
O ponto mecânico ou cartográfico foi a primeira invenção do relógio de ponto. Ele funciona através de um cartão, que o funcionário insere na máquina e carimba os horários.
Já o relógio de ponto eletrônico tem a proposta de ser diferente das duas formas de controle de ponto anteriores. O registrador eletrônico de ponto, conhecido também como REP, é aquele aparelho que fica na parede das empresas, para os funcionários registrarem o ponto.
Por fim, o controle de ponto alternativo se trata de um software que funciona de forma online, sem precisar de um aparelho específico.
Dentre as muitas vantagens em realizar o controle de ponto, além de estar cumprindo a normativa legal, estão: Evitar processos trabalhistas; possibilitar a gestão de ponto e reduzir custos e erros operacionais.
Tratamos ainda sobre o acordo de compensação e o banco de horas. Basicamente, a principal diferença entre ele e o acordo de compensação é que o acordo assume a forma de um contrato, que pode ser individual ou coletivo por categoria, representado por um sindicato.
Ainda, falamos com relação aos comprovantes de pagamento. O comprovante, ainda que não seja feito por software específico ou em qualquer outro aplicativo destinado a isso, pode ser feito até mesmo a caneta, desde que contenha todas as informações relevantes, como data, detalhes do valor e a que período se refere, e a assinatura do empregado.
Por fim, no que se refere ao TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho), é o documento em que ambas as partes asseguram que estão cumprindo a legislação vigente. Assim, é um documento importante para evitar processos trabalhistas e demais confusões, bem como pode ser utilizado como prova nesses casos.
Caso sua empresa não esteja adequada em qualquer desses procedimentos, é muito importante regularizar-se o quanto antes.
Para que sejam devidamente desenhados, sugerimos a assessoria jurídica também do RH e contabilidade, de modo que a empresa fique totalmente resguardada em todos os sentidos.
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Até o próximo texto!
Autora: Dra. Pryscila S. S. Regazzini, advogada, inscrita na OAB/CE sob o n° 42.428, com ampla experiência na área do direito do trabalho para empresas