As relações de trabalho e boa parte de suas consequências e benefícios são muito conhecidas. Tanto porque garantem o funcionamento das empresas e a saúde da economia, quanto porque proporciona aos funcionários os meios financeiros para sua subsistência.
Inúmeros assuntos relacionados às relações de trabalho geram dúvidas aos empregadores. Por vezes, um descuido pode gerar prejuízos irreparáveis para a empresa, os quais poderiam ter sido evitados se a empresa tivesse o devido acompanhamento jurídico especializado.
Exemplo disso é a elaboração e correta manutenção de alguns documentos essenciais à relação de trabalho. Esses documentos servem como uma segurança ao trabalhador e ao empregador. Isto porque, por vezes, a simples ausência de um documento que deixou de ser elaborado por puro descuido acaba gerando consequências duradouras e negativas.
Pensando nisso, desenvolvemos esse texto no intuito de esclarecer ao pequeno empresário de Juazeiro do Norte alguns dos documentos que são essenciais no início da relação de emprego e durante.
Esses documentos precisam existir e serem mantidos da forma devida nos arquivos da empresa.
Embora pareçam num primeiro momento se tratar de algo bastante simples (e em certa medida realmente são), podem garantir que a empresa se livre de eventuais condenações na Justiça do Trabalho sob a alegação de não ter observado alguma norma trabalhista vigente.
Após a leitura desse texto, o pequeno empresário entenderá a força e importância dos documentos que serão mencionados e poderá verificar se a sua empresa está ou não de acordo.
- Ficha de registro
- Contrato de trabalho e outros documentos admissionais
- ASO’s
- EPI’s – treinamentos e relatórios
- Conclusão
1.Ficha de registro, contrato de trabalho e outros documentos admissionais
A ficha de registro é um documento elaborado pela empresa após o candidato passar pelo processo seletivo e aceitar a proposta da empresa. Feito isso, existe uma série de obrigações legais que a empresa precisa cumprir para estar de acordo com as regras da CLT.
Nessa ficha de registro constam diversos dados do empregado pessoa física, os quais são necessários para realização dos cadastros em órgãos como INSS e eSocial.
A ficha de registro só pode ser elaborada após o devido processo de admissão, e então todos os documentos serão solicitados para o preenchimento da ficha e a formalização completa da admissão.
Importante mencionar que a ficha de registro não é mera formalidade costumeiramente realizada. Trata-se de disposição prevista na CLT, no artigo 41, que assim diz:
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
A CLT, ainda sobre a ficha de registro, menciona que:
Art. 5º O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 2º em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado.
Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Sendo assim, tanto na elaboração do contrato de trabalho, como no preenchimento do livro de registro de empregados, o novo funcionário deve entregar todos os documentos necessários para a admissão, por exemplo: Atestado de escolaridade; Atestado Médico Admissional; Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); Certidão de Casamento e de Nascimento; CPF e RG; Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte; Declaração de opção ou não pelo vale-transporte, dentre outras informações.
Ressaltamos também que situações como acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver; cargo e função; data de admissão; férias; jornada de trabalho; nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade; número de identificação PIS/PASEP; número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e remuneração devem ser constantemente atualizadas na respectiva ficha do empregado.
2.Contrato de trabalho e outros documentos admissionais
O processo de admissão de um colaborador envolve uma série de questões burocráticas e etapas a serem seguidas. Dentre elas, um dos mais importantes e que deve ser feito com extremo cuidado é o envio dos documentos admissionais.
Estes documentos têm o objetivo de formalizar a contratação do novo profissional, afinal, eles contêm todas as informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado.
Além disso, é extremamente importante que esses documentos sejam mantidos em ordem para fins legais e fiscais, e que sejam devidamente arquivados observando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), prezando pela segurança dos dados e impedindo seu vazamento.
Em razão da LGPD, é bom mencionar que eventuais vazamentos de dados dos colaboradores podem gerar prejuízo financeiro à empresa em razão de eventual indenização, principalmente se restar demonstrado que o vazamento se deu por descuido da empresa.
A principal finalidade dos documentos admissionais é servir como uma formalização da contratação do novo colaborador, para que a empresa possa identificá-lo e enviar suas informações aos órgãos responsáveis, para garantir os direitos trabalhistas e benefícios.
Eles são indispensáveis para garantir as contribuições e direitos trabalhistas previstos em lei que necessitam dessas informações para serem calculados, como o IRRF, salário-família e pensão alimentícia por exemplo.
Além disso, são fundamentais para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Ou seja, é por meio deles que é possível avaliar se o profissional adoeceu por culpa da empresa ou não, e se precisará se ausentar de seu serviço mediante licença remunerada.
Por mais trabalhoso que possa ser, ter uma boa organização destes documentos é fundamental para identificar este profissional e legalizar o vínculo empregatício que será formado.
Dessa forma, não somente todos os direitos e benefícios podem ser concedidos, como também as empresas seguirão todas as normas previstas em lei para o processo de admissão.
Vejamos os documentos exigidos para a formalização:
- Carteira de trabalho e Previdência Social (originais e cópias);
- Cópia do RG e CPF;
- Título de eleitor para maiores de 18 anos;
- Cópia do comprovante de residência;
- PIS / Pasep
- Certidão de casamento (caso o profissional seja casado);
- Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
- Certidão de nascimento (caso o trabalhador seja solteiro);
- Declaração de concubinato na CTPS para profissionais que sejam casados, para colocar o cônjuge como dependente;
- Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Aqui, vale ressaltar que esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
- Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
- Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
- Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (caso haja);
- Foto 3×4;
- CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.
Existem outros documentos que as empresas são responsáveis por preencher neste processo:
- Carteira de Trabalho;
- Ficha de Registro de Empregados;
- Contrato de Experiência;
- Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
- Registro de Ponto;
- Ficha de Salário Família;
- Termo de responsabilidade para concessão de salário família.
O prazo para entrega dos documentos admissionais dos funcionários está previsto na Lei 5.553/68 e no art. 29 da CLT.
Assim, a empresa não pode reter estes documentos por mais de 5 dias após sua entrega. Ou seja, todas as informações sobre o novo colaborador devem ser registradas dentro deste período, assim como a entrega das certidões solicitadas.
Em complemento, o art. 29 da CLT determina que o registro na carteira de trabalho do profissional e sua devolução devem ser feitos em até 48 horas:
Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
3.ASO’s
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é um importante documento da Medicina do Trabalho que tem o objetivo de atestar se o funcionário está apto ou não para exercer as suas funções profissionais para o cargo indicado.
Ainda, indica se a saúde do colaborador está de acordo com os riscos a que ele estará exposto em sua atividade diária.
Ou seja, não quer dizer que a pessoa examinada não possua nenhuma doença, mas sim que ele é capaz de exercer aquela atividade laboral específica.
Por exemplo, uma pessoa que possui labirintite pode não estar apto para trabalhar em ambientes que envolvam risco de queda ou trabalho em altura, mas isso não a torna inapta para trabalhar em um escritório de contabilidade.
Ou ainda, se o exame ASO apontar que um funcionário tem doença auditiva, os gestores sabem que ele não pode se posicionar em ambientes laborais com alta incidência de ruídos.
A partir desses resultados, é possível direcionar os profissionais aptos às suas tarefas e prevenir que aqueles inaptos se coloquem em situações de risco.
Existem 5 tipos de ASO: admissional, demissional, periódico, de mudança de função e de retorno ao trabalho.
ASO admissional
Trata-se do Atestado de Saúde Ocupacional que se volta à comprovação da aptidão de um candidato para exercer a função à qual ele está sendo contratado.
ASO demissional
Nesse caso, a finalidade é atestar que o estado de saúde do trabalhador não se alterou por conta do exercício de suas tarefas laborais.
ASO periódico
Serve para determinar se nenhuma alteração ou problema de saúde ocorreu por conta das atividades laborais da empresa.
Por isso, sua periodicidade pode variar de acordo com o grau de risco ou até de insalubridade do cargo em questão.
ASO de mudança de função
Se volta aos profissionais que vão mudar de atividade ou de atribuições dentro da empresa. Serve tanto para verificar os impactos que o cargo gerou até então sobre a saúde física e mental do colaborador, quanto para atestar aptidão para uma nova função.
ASO de retorno ao trabalho
Trata-se de um atestado para trabalhadores que estão retornando às suas funções depois de um período de afastamento de 30 dias ou mais, com exceção dos casos de férias.
O objetivo é determinar se os problemas de saúde que tornaram o indivíduo inapto às suas funções se solucionaram ou ainda precisam de intervenções.
4.EPI’s – treinamentos e relatórios
EPI é um Equipamento de Proteção Individual utilizado por um trabalhador durante sua atividade laboral. O objetivo é proteger o funcionário de qualquer risco à sua saúde no ambiente de trabalho.
O uso desse item é obrigatório, pois ele elimina os riscos de incidentes durante o desenvolvimento de alguma atividade. Quando os equipamentos não são utilizados ou não oferecem uma proteção completa, pode-se aumentar a chance de ocorrer algum acidente de trabalho ou doença profissional.
Sendo assim, se você possui funcionários atuando sem equipamentos de proteção, é hora de rever as práticas dentro da sua empresa para evitar problemas maiores.
Os principais EPI’s são os protetores de cabeça, como capacetes, protetores faciais e oculares, como máscaras, viseiras e óculos.
Além disso, existem os auriculares, como protetores auditivos, abafadores e tampões. Ainda, os aventais como proteção para o tronco, os respiradores como protetores respiratórios.
Por fim, existem luvas para as mãos, sapatos protetores, como botas e coturnos e sistemas antiquedas, além do conhecido cinto de segurança.
O uso de cada um desses EPI’s vai depender necessariamente da atividade desenvolvida pela empresa e os riscos aos quais o funcionário se expõe em razão disso.
Outro ponto bastante importante quando se fala de EPI’s é com relação ao treinamento. Não basta fornecer o EPI ao funcionário, é preciso criar uma rotina de treinamentos, principalmente no ato da entrega, para garantir que aquele funcionário saiba fazer a correta utilização do equipamento.
Além disso, é de extrema importância que a empresa busque fiscalizar se o funcionário vem fazendo o uso correto do equipamento, também como forma de afastar eventual culpa por acidente de trabalho, evitando que a causa do acidente seja entendida como ausência de treinamento e fiscalização por parte da empresa.
Todos os treinamentos, entregas e fiscalizações devem ser documentados com o maior rigor possível, para que a empresa tenha em seus arquivos todas as informações necessárias e evite problemas.
Caso verifique alguma má conduta do funcionário já treinado e devidamente orientado com relação ao uso do EPI que possa vir a causar acidente de trabalho, é importante que se tomem providências no sentido de punir o funcionário em justa medida, evitando que a empresa seja responsabilizada de forma injusta.
Sempre que se vir em situação assim, busque a devida orientação jurídica especializada para saber como agir em cada caso específico.
5.Conclusão
Exploramos no presente texto alguns documentos essenciais que a empresa precisa providenciar e manter para garantir a gestão de seus funcionários e estar de acordo com as leis trabalhistas.
Cada um deles tem sua importância e devem estar sempre atualizados.
Lembre-se que a empresa é a responsável por manter todas essas informações seguras, atualizadas e conforme a lei, sob pena de sofrer prejuízos financeiros e de qualquer outra ordem perante a Justiça do Trabalho.
Para garantir que sua empresa esteja sempre de acordo com os ditames legais, conte com uma assessoria jurídica especializada e evite dores de cabeça.
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Até o próximo texto!
Autora: Dra. Pryscila S. S. Regazzini, advogada, inscrita na OAB/CE sob o n° 42.428, com ampla experiência na área do direito do trabalho para empresas